Royal Vopak implementeert wereldwijd plan met Oracle Cloud
De eeuwenoude leverancier van tankopslagservice vereenvoudigt zijn IT-landschap, voert slimme controles in en standaardiseert processen met Oracle Cloud ERP.
Nederland | Transport en logistiek
"We zijn datagedrevener gaan werken. Voordat we Oracle Cloud gingen gebruiken, waren we gedecentraliseerd vanuit het oogpunt van financiële en inkoopsystemen. Het bedrijf had alleen zicht op geconsolideerd niveau en niet op elk afzonderlijk platform. Deze nieuwe zichtbaarheid biedt ons niet alleen de mogelijkheid om de cijfers beter te begrijpen, maar helpt ons ook om inconsistenties of problemen te identificeren die we vervolgens kunnen aanpakken."
Zakelijke uitdagingen
Video: Royal Vopak verkrijgt AI-inzichten met Oracle Cloud (1:31)
Royal Vopak, opgericht in 1616, is nu een van de grootste tankopslagbedrijven ter wereld. Vopak heeft haar hoofdkantoor in Rotterdam, exploiteert 78 terminals en is gevestigd in 23 landen. De geavanceerde faciliteiten garanderen de veilige opslag van essentiële 21e-eeuwse producten die dagelijks worden gebruikt, zoals chemicaliën, olie, gassen en biobrandstoffen. Daarnaast richt het bedrijf zich op nieuwe infrastructuuroplossingen voor koolstofarme en hernieuwbare waterstof, CO2, duurzame grondstoffen en energieopslag voor de lange termijn.
Vopak ondersteunde jarenlang financiële beheerprocessen met Oracle JD Edwards. Voor elk land werden gelokaliseerde omgevingen opgezet, grondig aangepast en gehost in een datacenter in Rotterdam. De financiële teams in elk land brachten hun financiële gegevens onder in een hoogwaardig rekeningstelsel en gebruikten een oplossing van een derde partij om wereldwijde periodieke rapportage mogelijk te maken. Dit voorzag in een fundamentele behoefte, maar bedrijfsleiders konden de cijfers op grootboekniveau niet volledig analyseren. Bovendien werd het ondersteunen van meer dan 10 omgevingen kostbaar. Daarom begon Vopak plannen te maken om de financiële en inkoopprojecten binnen alle vestigingen wereldwijd te standaardiseren.
Vopak koos voor Oracle Fusion Cloud ERP vanwege het marktleiderschap van Oracle, de functionele mogelijkheden van de software voor financiën en inkoop, en de mogelijkheid om lokalisaties native te ondersteunen.
Waarom Royal Vopak voor Oracle koos
De leidinggevenden van Vopak stelden een blauwdruk op waarin zij gedetailleerd uiteenzetten hoe zij zouden overstappen naar een nieuw, beoogd bedrijfsmodel, gebaseerd op drie kernprincipes. Het eerste doel was het vereenvoudigen van technologiebeheer en operationele processen. Een tweede doelstelling was om processen wereldwijd te standaardiseren. Ten slotte zocht het management naar slimme controles voor rapportage en goedkeuringen die de operationele efficiëntie zouden verbeteren.
Daarna beoordeelde het bedrijf in een RFP-traject 10 leveranciers op het gebied van financieel en inkoopbeheer. Nadat het aantal kandidaten tot drie was teruggebracht, koos het bedrijf voor Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) vanwege zijn marktleiderschap, functionele mogelijkheden voor financiën en inkoop, en de mogelijkheid om lokalisaties native te ondersteunen. Het bedrijf koos ook voor Oracle Fusion Data Intelligence Platform vanwege de bewezen snelle time-to-value, vooraf gedefinieerde KPI's en voorspellende analyses.
Resultaten
In 2022 voltooide Royal Vopak de migratie van JDE naar Oracle Cloud ERP en Oracle Fusion Cloud Procurement in 21 landen. Medewerkers kregen beter inzicht en betere besluitvormingsmogelijkheden dankzij toegang tot realtime en wereldwijd geïntegreerde gegevens. Door processen te standaardiseren kon Vopak controles versterken, de scheiding van taken verder verfijnen en de kwaliteit en consistentie van gegevens waarborgen. De vooraf gebouwde inkoopanalysemogelijkheden binnen Oracle Fusion ERP Analytics hielpen het bedrijf ook om de inkoopprestaties beter te beheren door vanuit één enkele betrouwbare bron inzicht te krijgen in uitgaven, aankopen en leveranciers.
Vopak verlaagde de operationele kosten door de financiële en inkoopactiviteiten op één cloudplatform te consolideren. Ook de relaties met leveranciers verbeterden dankzij automatisering en naadloze integratie met oplossingen van derden. Het belangrijkste voordeel werd wellicht geleverd door het Oracle Fusion Data Intelligence Platform met Fusion Analytics. Gebruikers kunnen een gegevenspunt tot in detail nader bekijken en de oorsprong ervan onderzoeken. Het analyseplatform bleek nog effectiever voor dagelijkse gebruikers die moeite hadden met rapportage binnen de verouderde systemen. Rapporten die vroeger wel een uur in beslag namen, zijn nu in minder dan een minuut beschikbaar.
Oracle Risk Management and Compliance, dat wordt gebruikt voor toegangs- en transactiecontroles, bood Royal Vopak monitoringcontroles en ondersteuning voor zijn interne auditprocessen.
Partners
Na met verschillende adviesbureaus te hebben samengewerkt, koos Vopak voor Cognizant als implementatiepartner. Cognizant leverde een belangrijke bijdrage aan het opzetten van controles en governance bij Vopak. Het team onderzocht de locaties in elk land grondig om vast te stellen of ze compatibel zijn met de beoogde omgeving. Vervolgens bleek Cognizant goed op de hoogte te zijn van de mogelijkheden van de gekozen Oracle Cloud ERP-modules en te beschikken over een grondige kennis van de interactie tussen de verschillende applicaties.
Over de klant
Royal Vopak is een onafhankelijke Nederlandse multinational die producten opslaat en verwerkt, variërend van chemicaliën, olie, gassen en LNG tot biobrandstoffen en plantaardige oliën.